Resumo: uma empresa de software no Simples Nacional pode ser tributada pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%, ou pelo Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%. Quem decide isso é o Fator R, o resultado da divisão entre a folha de pagamento e o faturamento dos últimos 12 meses. Se o Fator R for igual ou maior que 28%, a empresa vai para o Anexo III. Se for menor que 28%, fica no Anexo V.

Dois SaaS, mesmo faturamento, mesmo produto, mesmo mercado. Um paga 6% de imposto. O outro paga 15,5%. Na maioria das vezes, quem paga mais nem sabe que está pagando a mais.

Esse é o cenário mais comum quando um fundador de SaaS procura a Acountech: a empresa está regularizada, o CNAE é de software, a nota sai todo mês, o contador entrega tudo no prazo. Do ponto de vista de obrigação cumprida, está tudo certo. O problema é que ninguém parou para olhar por qual caminho aquela empresa está sendo tributada dentro do Simples Nacional.

Por que existem dois caminhos de imposto no Simples Nacional

Software no Simples Nacional não tem uma alíquota só, tem dois caminhos possíveis, conhecidos como Anexo III e Anexo V. Um começa em 6%, o outro em 15,5%. É quase 10 pontos percentuais de diferença sobre o mesmo faturamento, vendendo exatamente a mesma coisa.

Quem decide em qual dos dois caminhos a empresa entra é o Fator R: a folha de pagamento dos últimos 12 meses, incluindo pró-labore e encargos, dividida pelo faturamento do mesmo período.

• Fator R igual ou maior que 28% leva ao Anexo III, que começa em 6%
• Fator R menor que 28% leva ao Anexo V, que começa em 15,5%

É provavelmente a conta mais cara que ninguém revisa numa empresa de SaaS.

Por que SaaS pequeno costuma começar no caminho caro

Se o seu SaaS está em fase inicial, é provável que a folha de pagamento esteja baixa, porque o produto costuma ser construído pelo fundador ou por um desenvolvedor contratado como PJ, e o suporte também costuma ficar com o fundador nos primeiros meses. Como pagamentos a PJ não entram no cálculo do Fator R, a folha permanece baixa e a empresa acaba enquadrada no Anexo V por padrão.

Isso não significa que a empresa precise continuar nesse caminho. Mesmo um SaaS pequeno pode ajustar o pró-labore dos sócios para elevar a folha e migrar para o Anexo III, é justamente esse ajuste que está detalhado mais à frente neste artigo.

Exemplo prático: quanto isso representa em reais

Imagine um SaaS faturando R$12 mil por mês, o equivalente a R$144 mil no ano:

• No caminho caro, de 15,5%, o imposto é de R$1.860 por mês
• No caminho barato, de 6%, o imposto é de R$720 por mês
• A diferença é de R$1.140 por mês, o que soma R$13.680 no ano

Para atingir os 28% de Fator R nesse cenário, a empresa precisaria de uma folha de R$40.320 no ano, o equivalente a R$3.360 por mês de pró-labore. A objeção mais comum aqui é achar que esse valor é dinheiro perdido, mas não é: o pró-labore sai da empresa e entra no bolso do sócio.

O custo real é o INSS sobre esse valor, de 11%, ou R$369,60 por mês. Imposto de renda, nesse caso, não incide, porque quem recebe até R$5 mil por mês está isento. Comparando os dois lados: um custo real de R$369,60 para economizar R$1.140 de imposto todo mês, o que deixa mais de R$9 mil por ano de sobra no bolso do sócio, na mesma empresa, vendendo exatamente a mesma coisa.

A diferença cresce junto com o faturamento

6% e 15,5% são só o ponto de partida, as alíquotas iniciais do Simples Nacional. Conforme o faturamento cresce ao longo do ano, a alíquota sobe nos dois caminhos, mas a distância entre eles continua existindo. Quanto maior o faturamento, mais dinheiro essa distância representa em reais, por isso vale revisar essa conta o quanto antes, e não depois que a empresa já cresceu.

Quando vale considerar o Lucro Presumido

Dependendo do faturamento, sair do Simples Nacional e migrar para o Lucro Presumido também pode fazer mais sentido do que forçar o Fator R. Não é uma regra fixa, é simulação caso a caso, com o faturamento real da empresa e os cenários possíveis.

Perguntas frequentes sobre o Fator R no SaaS

O Fator R vale para qualquer CNAE de software? O Fator R se aplica apenas a uma lista específica de atividades definida em lei, entre elas o desenvolvimento e o licenciamento de software, que são os CNAEs mais comuns usados por empresas de SaaS. Por isso vale confirmar com o contador se o CNAE da empresa realmente está sujeito a esse cálculo antes de fazer qualquer simulação.

Preciso ter funcionários CLT para atingir os 28% do Fator R? Não. O pró-labore dos sócios já entra no cálculo da folha de pagamento. Uma empresa sem nenhum funcionário CLT pode atingir os 28% apenas ajustando o pró-labore.

Vale a pena aumentar o pró-labore só para reduzir o imposto? Depende do quanto seria necessário aumentar em relação ao faturamento da empresa. Como no exemplo deste artigo, o custo adicional costuma ser apenas o INSS sobre o novo pró-labore, o que na maioria dos casos é bem menor do que a economia obtida com a alíquota mais baixa. Vale simular o cenário específico antes de decidir.

Contabilidade especializada para SaaS

Imposto de software não é tudo igual: a diferença entre 6% e 15,5% não está no produto construído, está em como a empresa foi estruturada por trás dele. A Acountech é uma contabilidade digital especializada no mercado de infoprodutos e SaaS, atende todo o Brasil e faz esse planejamento tributário completo, simulando os cenários com o faturamento real da empresa para descobrir em qual caminho ela está hoje e como pagar menos imposto de forma legal.